NORMAS DE CUMPLIMENTACIÓN DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO INTERNO Y APROBACIÓN DEL MODELO 525 “DOCUMENTO DE ACOMPAÑAMIENTO DE EMERGENCIA INTERNO”
Se publicó en el BOE nº 158, la Orden HAP/1229/2013, de 1 de julio, por la que se aprueban las normas de cumplimentación del documento administrativo electrónico interno y el modelo 525 “Documento de acompañamiento de emergencia interno”, relativos al amparo de la circulación de productos objeto de los impuestos especiales de fabricación.
El documento administrativo electrónico interno es de aplicación voluntaria desde el 1 de julio y hasta el 31 de diciembre de 2013, y obligatorio a partir del 1 de enero de 2014, para todas aquellas expediciones con origen y destino en el ámbito territorial interno de productos en régimen suspensivo, con aplicación de un tipo impositivo reducido o bien bajo un supuesto de exención, excepto para:
- Avituallamientos de combustibles y carburantes a aeronaves y embarcaciones, desde fábricas, depósitos fiscales, almacenes fiscales y puntos de suministro, situados en aeropuertos o puertos, que se documenten mediante comprobantes o recibos de entrega.
- Ventas en ruta.
- Hidrocarburos con impuesto devengado a tipo reducido vendidos por un detallista a un consumidor final.
- Productos tarifa 2ª a los que se aplique exención por ser destinados a un uso distinto de carburante o combustible y que no estén sujetos en materia de control y circulación en la Directiva 2008/118/CE.
- Gasóleo a tipo reducido que se traslade desde donde radique la actividad empresarial de los consumidores finales autorizados hasta los emplazamientos de las maquinarias que precisen ser repostadas.
- Devoluciones a fábrica o depósito fiscal de productos con destino a exportación, almacenados en régimen suspensivo en depósito aduanero, zona o depósito franco.
- Los demás supuestos en que el Reglamento permita circular con albarán de circulación o con autorización emitida por la Oficina Gestora.
- Importaciones de productos que se descarguen por tuberías fijas directamente en fábrica o depósito fiscal.
Mediante esta norma se establecen las instrucciones para la elaboración de los mensajes electrónicos de borrador del documento administrativo electrónico, de anulación del documento y modificación de destino y del mensaje electrónico de notificación de recepción, así como la forma de proceder para la presentación de los mensajes pudiendo realizarse mediante dos procedimientos diferenciados, requiriendo ambos tener instalado un certificado de firma electrónica reconocido por el AEAT a nombre del presentador de la información:
- PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA: Método diseñado para la cumplimentación en línea de la información. La forma de acceder es a través de la sede electrónica de la AEAT, www.agenciatributaria.gob.es/:
- Procedimientos, servicios y trámites.
- Área de impuestos.
⇨IIEE. Documentos de circulación.
- EMCS INTERNO. CUMPLIMENTACIÓN EN LÍNEA DE BORRADORES.
- EMCS INTERNO. CONSULTA Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS.
- EMCS INTERNO. CONSULTA Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
- TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DATOS: Método diseñado para automatizar la presentación de la información. El envío y la recepción se realizan a través de la creación de ficheros .xml. Para poder utilizar este método, denominado Servicios web, la empresa debe suscribirse, a través de la sede electrónica de la AEAT, www.agenciatributaria.gob.es/:
- Procedimientos, servicios y trámites.
- Área de impuestos.
⇨IIEE. Documentos de circulación.
- EMCS INTERNO. SUSCRIPCIÓN SERVICIOS WEB.
Ante posibles incidencias con el funcionamiento del sistema, el Reglamento de Impuestos Especiales establece un procedimiento de actuación basado en la emisión de un documento en papel denominado Documento de acompañamiento de emergencia interno – DAE – y que ha sido aprobado por esta Orden en el modelo 525, pudiendo elaborarse en este documento oficial o bien en documento comercial que contenga, al menos, la información idéntica prevista en el modelo pudiendo ser , por ejemplo, una copia en soporte papel del borrador del documento electrónico.
Asimismo y para una mayor comprensión, les detallamos el funcionamiento del Sistema EMCS para el ámbito interno así como la forma de proceder ante incidencias en el sistema informático.
La guía de cumplimentación de los mensajes relativos al documento administrativo electrónico interno, aprobada como anexo I de esta Orden, puede descargarse en el siguiente enlace:
http://www.boe.es/boe/dias/2013/07/03/pdfs/BOE-A-2013-7216.pdf
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA EMCS ÁMBITO INTERNO:
EXPEDIDOR:
- Previo a cada envío emite un borrador de documento electrónico (e-DA) que remite a la Agencia Tributaria:
- Un único e-DA por expedición.
- La presentación se realizará antes de la fecha de circulación de los productos, con una antelación máxima de 7 días.
- Anulación de e-DA: Solamente se puede anular el envío de las mercancías siempre que no se haya iniciado la circulación.
- Cambio de destino: Una vez iniciada la circulación y durante la misma, sólo se puede modificar el destino.
- Verificados los datos por la AEAT, si no existen errores, el expedidor recibe un código denominado ARC, que consta de 21 dígitos y un número de secuencia. A partir de ese momento puede iniciar la circulación, teniendo en cuenta que:
Si el destinatario está inscrito en el registro territorial (tiene CAE), el envío se produce amparado en el código ARC, pudiendo anotarse en cualquier documento que acompañe la circulación.
Si el destinatario no está obligado a inscribirse (no tiene CAE), el envío se produce amparado en el e-DA en formato papel, imprimiendo, tres copias del documento, de las cuales:
- Una se queda en poder expedidor.
- Otra copia acompaña la circulación debiendo ser diligenciada en destino y devuelta al expedidor.
*Si el expedidor no recibe el ejemplar correspondiente debe comunicarlo a la oficina gestora en un plazo máximo de un mes desde la fecha de envío de los productos.
- Una tercera acompaña la circulación, y se queda en poder del receptor.
RECEPTOR:
- Dos casos diferenciados:
Destinatario inscrito en el registro territorial (CAE), envía, una vez recibidos los productos, notificación electrónica de recepción, en el mismo momento de recepción y nunca más tarde de los cinco días hábiles siguientes a la terminación de la circulación. Este plazo puede ampliarse en casos autorizados por la oficina gestora.
Destinatario no está obligado a inscribirse (no tiene CAE), diligencia una de las copias del e-Da en formato papel cumplimentando el grupo de datos “RESULTADO DE LA RECEPCIÓN, y la devuelve al expedidor en plazo máximo de cinco días hábiles a contar desde la recepción.
La AEAT verifica los datos y si son erróneos lo comunica al receptor y si son correctos acepta la notificación de recepción, ultimando el movimiento.
FUNCIONAMIENTO ANTE INDISPONIBILIDAD DEL SISTEMA:
EXPEDIDOR: Problemas con el sistema en la expedición de mercancías: El expedidor iniciará la circulación:
- Amparado en un Documento de acompañamiento de emergencia interno – modelo 525.
- Informando previamente a la oficina gestora por cualquier medio que permita tener constancia.
En cuanto el sistema esté disponible, a más tardar al día siguiente hábil tras el restablecimiento de la conexión, debe realizar la comunicación habitual de manera electrónica, presentando el documento electrónico indicando “declaración diferida” (Valor 1 de la casilla 2h) y siendo el número de referencia local el número asignado al DAE.
RECEPTOR: Problemas con el sistema en la recepción de las mercancías: El receptor, si al finalizar el plazo de 5 días hábiles para presentar la notificación de recepción, se encuentra con:
- Indisponibilidad del sistema o,
- Recepción del producto amparado en un DAE, y verifica que el e-DA no se encuentra en el sistema, debe
Comunicar la indisponibilidad, el primer día hábil siguiente a esos 5 días, a su oficina gestora, por cualquier medio del que quede constancia, e informar, si lo conoce, de la duración prevista de la indisponibilidad. Ésta determinará la forma de proceder y si no existe respuesta por su parte, en los 3 días hábiles siguientes a la comunicación, se entenderá como prorroga adicional de 5 días hábiles para presentar la notificación.
Una vez que el sistema esté disponible y a más tardar el día siguiente hábil, se deberá presentar la notificación electrónica de recepción sustituyendo esta validación, la presentada anteriormente en soporte papel.
La cumplimentación del documento administrativo electrónico así como del documento de acompañamiento de emergencia interno no implica ningún dato desconocido para ustedes salvo aquél referido al número de GARANTÍA, (Casilla 2j), cuyo dato, de no estar en posesión del mismo, deben solicitarlo a la oficina gestora de impuestos especiales correspondiente a su establecimiento.
Esa Orden es de aplicación con efectos 1 de julio de 2013.
