La digitalización del Documento de Control Administrativo DeCA será obligatoria para los transportes públicos de mercancías por carretera a partir del 5 de octubre de 2026.
Esta obligación supone un cambio relevante para transportistas, cargadores contractuales y operadores logísticos, ya que el Documento de Control Administrativo deberá utilizarse en formato electrónico y cumplir una serie de requisitos técnicos relacionados con el PDF, el código QR, la URL de acceso y la conservación del documento.
El objetivo de esta medida es avanzar hacia una gestión documental más ágil, trazable y verificable en los controles de transporte por carretera.
Qué cambia con el Documento de Control Administrativo DeCA digital
A partir del 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo, regulado por la Orden FOM/2861/2012 y obligatorio en los transportes públicos de mercancías por carretera, deberá utilizarse en formato digital.
Desde esa fecha, el formato papel dejará de ser válido por sí solo cuando se trate del Documento de Control Administrativo. El documento deberá formalizarse como Documento electrónico de Control Administrativo DeCA, con los requisitos técnicos establecidos para su consulta y verificación.
En la práctica, el DeCA deberá generarse como un archivo PDF digital, incorporar un código QR y estar vinculado a una URL única que permita su descarga directa.
A quién afecta la digitalización del Documento de Control Administrativo DeCA
La obligación afecta al transporte público de mercancías por carretera realizado en territorio español.
Por tanto, deberán adaptar sus procedimientos las empresas transportistas, cargadores contractuales, operadores logísticos y demás intervinientes que generen, gestionen o deban conservar el Documento de Control Administrativo.
Quedan fuera de esta obligación los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio nacional, siempre que no estén sujetos a la exigencia específica del Documento de Control Administrativo en los términos previstos para el transporte público interior.
Qué documentos no están afectados por la digitalización obligatoria
La digitalización obligatoria afecta exclusivamente al Documento de Control Administrativo DeCA.
No implica, por sí misma, la digitalización obligatoria de otros documentos de transporte como la Carta de Porte Nacional o Internacional, el CMR o eCMR, el albarán de circulación o el Documento de Transporte ADR.
Sin embargo, existe una excepción importante: cuando el Documento de Control Administrativo forme parte de otro documento ya existente, ese documento integrado sí deberá cumplir con los requisitos digitales del DeCA.
Esto puede suceder, por ejemplo, cuando el contenido del Documento de Control Administrativo esté integrado en un documento ADR, en un documento de traslado de residuos, en documentos de acompañamiento de mercancías sujetas a impuestos especiales o en un albarán de circulación.
DeCA independiente o integrado en documentos ADR, residuos o albaranes
La clave para determinar si un documento debe digitalizarse está en saber si actúa también como Documento de Control Administrativo DeCA.
Cuando el DeCA se integra en un documento ADR, un documento de traslado de residuos, un albarán de circulación o un documento de acompañamiento de mercancías sujetas a impuestos especiales, ese documento deberá ajustarse a los requisitos digitales previstos para el DeCA.
En cambio, si el Documento de Control Administrativo se emite de forma independiente, los documentos ADR, CMR, albaranes o documentos de residuos no quedan sujetos a esta obligación de digitalización por ese motivo.
Esta distinción es especialmente importante para empresas que trabajan con mercancías peligrosas, residuos, impuestos especiales o documentación logística combinada.
En qué consiste el formato digital del Documento de Control Administrativo DeCA
El Documento electrónico de Control Administrativo DeCA debe generarse como un archivo PDF con código QR. Ese QR debe enlazar a una URL donde esté almacenado el documento y desde la que pueda descargarse directamente.
El operador, cargador o transportista podrá generar el PDF desde su sistema de gestión, como un ERP, TMS u otra plataforma documental. Posteriormente, deberá almacenar el documento en su propio repositorio y entregar una copia al conductor antes del inicio del servicio.
La copia podrá facilitarse en formato electrónico, para mostrarla en un dispositivo móvil, o en papel impreso. En ambos casos, el código QR deberá estar visible y ser accesible.
Requisitos técnicos del Documento de Control Administrativo DeCA
El Documento de Control Administrativo DeCA digital deberá cumplir varios requisitos técnicos para considerarse válido.
El archivo deberá generarse en formato PDF, tener un tamaño máximo de 5 MB y ser nativo digital. Esto significa que no será válido un documento escaneado ni un archivo creado a partir de una imagen.
Además, el PDF deberá incluir un código QR dentro del propio documento y contar con una URL única y específica para cada DeCA.
La URL deberá comenzar por https:// y permitir la descarga directa del PDF. No será válida una dirección que obligue a introducir usuario, contraseña, autenticación adicional o a pulsar botones de descarga.
El enlace deberá estar operativo durante todo el servicio de transporte para que, en caso de inspección, el agente pueda acceder al documento de forma inmediata.
Qué debe contener el Documento de Control Administrativo DeCA
El contenido mínimo obligatorio del Documento de Control Administrativo DeCA debe permitir identificar correctamente la operación de transporte.
Entre los datos que debe incluir se encuentran la identificación del cargador contractual y del transportista efectivo, con nombre, NIF y domicilio, así como el origen y destino del envío.
También deberá recoger la naturaleza y peso de la mercancía, la fecha del transporte y la matrícula del vehículo utilizado.
El formato del documento es libre, siempre que estén presentes todos los campos obligatorios y se cumplan los requisitos técnicos establecidos para el DeCA digital.
Cómo funciona el DeCA durante un control en carretera
El funcionamiento del Documento de Control Administrativo DeCA durante un control en carretera se basa en el acceso directo mediante código QR.
El operador genera el PDF desde su sistema de gestión, lo almacena en un repositorio accesible por URL y entrega una copia al conductor. Durante el transporte, el conductor deberá llevar el DeCA a bordo del vehículo, en formato electrónico o en papel con el QR visible.
En caso de inspección, el agente escaneará el código QR desde su dispositivo y accederá directamente al PDF almacenado en el repositorio del operador.
No es necesario enviar previamente ningún documento al Ministerio de Transportes ni a los agentes de la autoridad. El acceso se produce únicamente cuando el QR se escanea durante el control.
Copia del DeCA para el conductor
Antes de iniciar el servicio, el conductor deberá disponer de una copia del Documento de Control Administrativo DeCA a bordo del vehículo.
Esta copia podrá llevarse en un dispositivo móvil o en formato papel. En ambos casos, deberá incluir el código QR que permita acceder al documento.
Durante una inspección en carretera, el conductor deberá presentar el DeCA con el código QR o, al menos, el propio código QR que permita su descarga.
Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa no tendrán validez como modificación del documento. Cualquier cambio deberá gestionarse mediante el sistema documental correspondiente.
Repositorio, URL y conservación del Documento de Control Administrativo DeCA
El DeCA deberá almacenarse en un repositorio que permita el acceso al PDF mediante una URL única, segura y específica para cada documento.
Los cargadores contractuales y los transportistas podrán disponer de sus propios repositorios independientes para conservar los ficheros. Si los documentos han sido generados únicamente por una de las partes, será suficiente con que la otra pueda acceder a su descarga durante un periodo mínimo de un año.
La URL deberá estar disponible durante todo el servicio de transporte. Una vez transcurridos 7 días naturales desde la finalización del servicio, podrá desactivarse la descarga operativa vinculada al control en carretera, sin perjuicio de las obligaciones de conservación documental.
Firma electrónica en el Documento de Control Administrativo DeCA
La normativa no exige firma electrónica para la validez del Documento de Control Administrativo DeCA.
No obstante, cuando el documento tenga también una finalidad contractual, podrá utilizarse firma electrónica avanzada o cualificada. Esta opción puede ser recomendable cuando el DeCA forme parte de un flujo documental más amplio entre cargador, transportista, operador logístico y destinatario.
Qué deben hacer los operadores antes del 5 de octubre de 2026
Antes de la entrada en vigor de la obligación, las empresas deberán comprobar si sus sistemas de gestión permiten generar el Documento de Control Administrativo en formato PDF nativo digital, con código QR visible y URL única de descarga directa.
También será necesario disponer de un repositorio documental accesible, seguro y operativo durante el servicio de transporte.
Las empresas que trabajen con mercancías peligrosas, residuos, impuestos especiales o documentos integrados deberán revisar especialmente si sus documentos actuales están actuando también como Documento de Control Administrativo DeCA.
En esos casos, el documento integrado deberá adaptarse a los requisitos digitales exigibles a partir del 5 de octubre de 2026.
Adaptación digital del Documento de Control Administrativo DeCA para transportistas y cargadores
La digitalización del Documento de Control Administrativo DeCA no se limita a sustituir el papel por un PDF. Requiere revisar cómo se genera el documento, dónde se almacena, cómo accede el conductor a la copia y cómo podrá consultarlo un agente durante un control en carretera.
Para evitar incidencias, transportistas, cargadores y operadores logísticos deberían revisar con antelación sus ERP, TMS, repositorios documentales y procedimientos internos.
En el caso de operaciones con mercancías peligrosas, documentación ADR o documentos de acompañamiento específicos, conviene analizar si el DeCA se emite de forma independiente o si se integra dentro de otro documento de transporte.
